אישור החזר הוצאות נסיעה לחו”ל

החזר הוצאות נסיעה לחו”ל – הנחיות רשם העמותות בדבר החזר הוצאות  נסיעה לחו”ל לחברי ועד העמותה

 

 

פעילות של עמותה מצריכה לעיתים נסיעות לחו”ל בהתאם לאופייה ומטרותיה. קיימים מקרים שבהם נסיעות אלו הינן לצרכי גיוס תרומות, חיזוק קשרי קהילה וממשל בחו”ל וכן, מקרים שבהם הנסיעות נועדו לקדם, להפיץ ולהרחיב את פעילותה ועקרונותיה מחוץ לישראל.

ככלל, בהתאם להוראות הדין, עמותה רשאית לשלם לחבר ועד או ליושב ראש ועד את הוצאות נסיעה ובכלל זה, את הוצאות הנסיעה והשהייה שלו מחוץ לישראל לצורך פעילות לקידום מטרותיה של העמותה. ובכל זאת – כיצד העמותה תדאג שתשלומי הוצאות אלו יבוצעו באופן תקין, שקוף ובהתאם לנדרש על פי חוק?

כאן המקום לציין, כי בטרם העמותה תשלם החזר הוצאות נסיעה ושהיה בחו”ל לבעל התפקיד – לא די בבחינה האם נסיעות אלו לשם קידום מטרותיה הרשומות של העמותה, אלא יש לפעול על פי מנגנון מסודר ושקוף במוסדות העמותה בהתאם להנחיות כללי ניהול תקין של רשם העמותות.

בהתאם להנחיות רשם העמותות, תשלום עבור הוצאות אלו יבוצע על ידי העמותה רק אם מתקיימים התנאים הבאים:

1. הוועד החליט מראש על סוגי הפעילויות שיבצע חבר הוועד או יו”ר הוועד עבור העמותה (אלא אם כן יו”ר הוועד מקבל גמול שנתי שאז אין חובה לקבל החלטה זו).
2. ועדת הביקורת אישרה את החלטתו זו של הוועד המנהל של העמותה.
3. אישור הוועד על תשלום בפועל בגין החזר הוצאות הנסיעות והשהיה בחו”ל.
4. על העמותה לבחון כי ההוצאות הינן סבירות בנסיבות העניין, בהתחשב בהחזר ההוצאות המקובל בשירות המדינה והן נדרשות לצורך ביצוע פעילותה במישרין.
5. האסיפה הכללית קבעה כללים ונהלים לעניין זה, אחת לשנה.
6. חבר הוועד או יושב ראש הוועד דיווח, בהקדם האפשרי, לוועדת הביקורת ולוועד על תוצאות הפעילות האמורה עבור העמותה והוועד דיווח לאסיפה הכללית על ההוצאות ששולמו ועל תוצאות הפעילות.

כפי שניתן לראות עיקר תנאי הנחיות רשם העמותות עוסקים בשני אלמנטים מרכזיים: אישור מוסדות העמותה – על הפעילויות שבגינן יאושר החזר הוצאות, ביצוע תשלום ההחזר, אישור עקרוני על הנסיעה וכיוצ”ב ; דיווח – הן על תוצאות הפעילות והן על ההוצאות ששולמו.

על מנת שהעמותה תעמוד בתנאים שלעיל שהותוו על ידי רשם העמותות, עליה לקבוע ולאשר מדיניות באמצעות גיבוש נוהל ייעודי לעניין זה. מומלץ, כי נוהל זה ינוסח תוך התאמה לאופי העמותה, היקפה ופעילותה ויכלול בין היתר: את תהליכי האישור והדיווח על הנסיעות לחו”ל, מיהן הסמכויות המאשרות, מהם הדיווחים הנדרשים ובאילו מועדים וכיוצ”ב.