הנחיות רשם העמותות קובעות, כי הדרך הראויה וההולמת להצבעה באסיפות כלליות של עמותות וחל”צ היא הצבעה אישית וישירה, כלומר בדרך של התכנסות.
יחד עם זאת, קובעות ההנחיות כי במידת הצורך ובמקרים מסוימים, לקיים ישיבה של אסיפה כללית גם באמצעות שיחת ווידיאו (VideoConference), בה רואים ושומעים את החבר/ים המשתתף/ים באסיפה, וזאת בכפוף לכך שלא קיימת הוראה בתקנון האוסרת על קיום אסיפה באופן מקוון. במקרה כזה, אין לקיים הצבעה או ישיבה בשיחת ועידה קולית בלבד.
בהתאם להקלות שפרסם רשם העמותות נוכח משבר מגפת הקורונה, יש להימנע מקיום מפגשים מהתכנסויות רבות משתתפים שאינן עומדות בהנחיות משרד הבריאות. לפיכך, הומלץ על ידי הרשם שעמותות וחל”צ יקיימו אספות של מוסדות העמותה, תוך שימוש באמצעים אלקטרוניים (כמו אפליקציית zoom או כל יישומון אחר) המאפשרים לראות ולשמוע את משתתפי האסיפה או ישיבת הוועד המנהל.
עד כאן, הנחיות רשם העמותות נראות על פניו ברורות, מקלות ואף מאפשרות התנהלות סבירה תחת המגבלות. אך בכל זאת, נשאלת לא אחת השאלה – כיצד ניתן ליישם את ההנחיות ולקיים אסיפה כללית באופן מקוון כאשר לעמותה יש עשרות רבות של חברים ואף מאות או אלפי חברים?
- ראשית, יש לבדוק אם קיימת הוראה בתקנון שאינה מאפשרת לעמותה לקיים אסיפה באופן מקוון בכפוף להנחיות הרשם. ככל שקיימת הוראה כזו, הרי שיש לתקן את תקנון העמותה בהתאם לחוק והנחיות הרשם.
- על מנת שהעמותה תעמוד בהנחיית הרשם, במסגרת האסיפה הכללית שתתקיים באופן מקוון, עליה לאפשר לחברי אסיפה כללית להשתתף ולהצביע אך ורק במידה וניתן לראות ולשמוע אותם בו זמנית.
- לכן, מומלץ לציין במפורש בהזמנה לאסיפה ובסדר היום, כי האסיפה תתקיים באופן מקוון וכן, כי נדרש להצטייד במצלמה ובאמצעים שמאפשרים לשמוע את החבר.
- כן מומלץ לציין בהזמנה ובסדר היום כיצד יידרש על פי התקנון לפעול, ככל שלא יהיה מניין חוקי במועד (למשל, האם האסיפה תידחה בחצי שעה ואזי יש צורך בהמתנה, או האם האסיפה נדחית למועד מאוחר יותר ואם כן אז למתי).
האם עדיין מומלץ לפעול בהתאם להנחיות אלו של רשם העמותות, כאשר לעמותה מס’ בודד של חברים?
במקרה של מס’ חברים מועט בעמותה עומדות בפני העמותה מס’ אפשרויות:
- קיום אסיפה כללית באופן מקוון כפי שהותר במסגרת הנחיות הרשם.
- קיום אסיפה כללית בדרך של התכנסות והצבעה ישירה (ככל שהדבר עומד ותואם את הגבלות משרד הבריאות).
- קבלת החלטה החתומה על ידי כל חברי העמותה – סעיף 22 (ב) לחוק העמותות קובע, כי עמותה רשאית לקבוע בתקנונה שהחלטות החתומות על ידי כל חברי העמותה יראו אותן לכל דבר וענין כהחלטות שהתקבלו באסיפה כללית (למעט החלטות בעניינים הבאים: שינוי תקנון, שינוי שם העמותה, שינוי מטרות, אישור דו”ח כספי ופירוק מרצון).
לכן, ככל שהעמותה קבעה בתקנונה את האפשרות לקבל החלטה חתומה בכתב על ידי כל חברי העמותה, העמותה רשאית לקבל החלטה על ידי חברי עמותה באופן כאמור והדבר יהא שקול לאישור של האסיפה הכללית.
.